Informace o zpracování osobních údajů

1. Registrace a potvrzení e-mailu

Jednorázové oznámení o spuštění

Pokud o něj požádáš, zpracujeme tvoji e-mailovou adresu pouze pro potvrzení adresy a následné zaslání jednoho oznámení, že je Hotnot připravený. Současně uložíme údaj, že jsi potvrdil/a věk alespoň 18 let. Toto oznámení může být obchodním sdělením propagujícím Hotnot; odešleme je na základě tvého předchozího souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 7 zákona č. 480/2004 Sb. Bude zřetelně označené, uvede NAXTER DEV s.r.o. jako odesílatele a nabídne přímé odhlášení. Nejde o přihlášení k průběžnému newsletteru ani o souhlas s nabídkami třetích stran.

Zájem o testování

Tento účel je volitelný a oddělený od oznámení o spuštění. Zpracujeme e-mail pro kontakt ohledně výběru a případné účasti v budoucím testování a také údaj, že jsi potvrdil/a věk alespoň 18 let. Taková pozvánka nebo související nabídka může být obchodním sdělením propagujícím Hotnot. Odešleme ji pouze na základě tvého předchozího souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 7 zákona č. 480/2004 Sb.; každé obchodní sdělení bude zřetelně rozpoznatelné, uvede NAXTER DEV s.r.o. jako odesílatele a nabídne přímé odhlášení pro tento účel. Registrace nezaručuje výběr ani přístup k testu; před případným přijetím dostaneš samostatné podmínky beta testu a aktuální informace o zpracování údajů.

Společné technické a důkazní údaje

Pro každý zvolený účel vedeme samostatný záznam. Vedle e-mailu obsahuje interní identifikátor, účel a stav registrace, čas odeslání, potvrzení, posledního souvisejícího e-mailu a případného odhlášení, dobu expirace, verzi souhlasu a těchto informací, stav potvrzení 18+, hash potvrzovacího tokenu a dva klíčované jednosměrné HMAC otisky: normalizovaného e-mailu a IP adresy použité při odeslání.

HMAC otisk e-mailu slouží k rozpoznání opakované registrace a doložení průběhu registrace; HMAC otisk IP adresy k omezení a došetření zneužití. Stav potvrzení věku zpracováváme na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, abychom dodrželi věkové omezení předstartovního přihlášení. HMAC otisky a nezbytný záznam průběhu zpracováváme na stejném právním základě kvůli bezpečnosti a průkaznosti; marketingový souhlas musíme umět doložit také podle čl. 7 odst. 1 GDPR. Neuchováváme v databázi samotnou IP adresu, ale HMAC otisky nejsou anonymními údaji: s interním tajným klíčem je lze porovnat s konkrétní vstupní hodnotou, a proto s nimi zacházíme jako s osobními údaji.

U záznamu pro oznámení vytvořeného před zavedením společné podmínky 18+ může stav uvádět, že věk potvrzen nebyl. Takový záznam nepotvrdíme starým odkazem, nezapočítáme mezi aktivní kontakty ani nezařadíme do exportu. Pokud formulář odešleš znovu s potvrzením 18+, pošleme nový odkaz k ověření adresy; teprve jeho použitím se záznam aktivuje. Do té doby starý záznam nepoužijeme k rozesílce a kvůli doložení historického průběhu jej uchováváme nejdéle po zbytek původně stanovené doby uchování, případně jej dříve odstraníme.

Double opt-in

Po odeslání formuláře vytvoříme čekající záznam pro každý zvolený účel a pokusíme se na uvedenou adresu odeslat neutrální potvrzovací e-mail. Potvrzení vyžaduje dva kroky: otevřít odkaz z e-mailu a na otevřené stránce stisknout tlačítko „Potvrdit e-mail“. Samotné otevření odkazu záznam neaktivuje. Pokud sis zvolil/a oba účely, jeden společný odkaz otevře potvrzovací stránku a jedno stisknutí jejího tlačítka potvrdí oba jejich samostatné záznamy. E-mail současně obsahuje pro každý zvolený účel samostatný odkaz ke zrušení, který funguje i před potvrzením. Když potvrzení nedokončíš ani záznam nezrušíš, žádný účel se neaktivuje a čekající záznam bude smazán v době uvedené níže.

2. Kontaktní formulář

Zpracujeme e-mail pro odpověď, obsah zprávy a případně dobrovolně uvedené jméno. Aplikace zprávu neukládá do své databáze: po ověření ji předá přes nastavenou SMTP službu do pracovní e-mailové schránky správce. Kopie a technické záznamy mohou po nezbytnou dobu vzniknout také u provozovatele SMTP služby a e-mailové schránky.

Účelem je zprávu přijmout, vyřídit a navázat na ni. Je-li dotaz tvým krokem před případným uzavřením smlouvy, je právním základem čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u ostatních zpráv náš oprávněný zájem na komunikaci a vyřízení požadavku podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Do zprávy neposílej údaje o zdraví, sexuálním životě nebo orientaci, kopie dokladů, hesla ani jiné citlivé či zbytečné osobní údaje. Pokud takové údaje obdržíme bezdůvodně, nebudeme je dále používat a podle okolností je odstraníme.

3. Bezpečnost webu a administrace

Cloudflare Turnstile a omezení požadavků

Registrační a kontaktní formulář chrání Cloudflare Turnstile. Při jeho načtení Cloudflare technicky zpracuje zejména IP adresu, údaje o prohlížeči a zařízení, síťovém spojení a stránce, výsledek bezpečnostní kontroly a podle použité metody další signály potřebné k rozlišení člověka od automatizovaného provozu. Aplikace obdrží ověřovací token a výsledek kontroly; samotný token neukládá do databáze.

Pro krátká omezení četnosti požadavků zpracováváme HMAC otisk IP adresy v operační paměti aplikace. Po skončení příslušného časového okna jej průběžně odstraňujeme; nejde o trvalý databázový záznam. Pro tento web jsme vypnuli ukládání nginx access a error logů, aby se neukládala nezkrácená IP adresa, URL, referer ani identifikace prohlížeče. IP adresu však musí při navázání spojení přechodně zpracovat síťová infrastruktura a mohou ji podle svých bezpečnostních pravidel zpracovat poskytovatelé hostingu nebo ochrany sítě.

Právním základem je náš oprávněný zájem na zabezpečení webu, prevenci spamu a ochraně dostupnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Automatická ochrana může formulář dočasně odmítnout, nejde však o automatizované rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky podle čl. 22 GDPR. Pokud legitimní zprávu nelze odeslat, můžeš napsat přímo na info@hotnot.cz.

Administrace

Chráněná administrace není určena návštěvníkům. Oprávněný administrátor se ověřuje prostřednictvím Google OpenID Connect pouze s rozsahy openid a email; aplikace nezískává Gmail, kontakty ani soubory na Disku. Pro ochranu přístupu uchováváme ověřený administrátorský e-mail, stabilní identifikátor Google účtu, hash relačního tokenu a krátkodobé údaje přihlašovacího toku. Bezpečnostní audit obsahuje administrátorský e-mail, typ akce, případně identifikátor dotčeného registračního záznamu, HMAC otisk IP adresy a čas.

Právním základem je oprávněný zájem správce na řízení přístupu, dohledatelnosti zásahů a ochraně osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

4. Volitelná analytika

Jen po tvém předchozím výslovném souhlasu používáme Google Analytics 4 pro souhrnné statistiky návštěvnosti veřejných stránek a zlepšování jejich srozumitelnosti. Právním základem zpracování je souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR; uložení nebo čtení volitelných identifikátorů v zařízení probíhá jen s předchozím souhlasem podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. Odmítnutí je stejně snadné jako přijetí. Bez souhlasu se značka Google nestáhne a z této stránky se Googlu neodešle ani požadavek na analytiku.

Po povolení může analytika zpracovat pseudonymní identifikátory v cookies, veřejnou cestu stránky bez parametrů a fragmentu, čas návštěvy, zdroj návštěvy omezený na původ nebo bezpečnou cestu, základní údaje o prohlížeči a zařízení a přibližnou polohu odvozenou z IP adresy. IP adresa je při spojení technicky použita; podle nastavení Google Analytics pro provoz v EU se před uložením zahodí. Neodesíláme e-mail, jméno, obsah formulářů, volbu testování, potvrzovací nebo odhlašovací token ani údaje z administrace. Google Signals, reklamní úložiště a personalizaci reklam nepovolujeme.

Souhlas nebo odmítnutí si prohlížeč pamatuje nejdéle 12 měsíců. Událostní a uživatelská data v nastavení Google Analytics omezujeme na 2 měsíce; standardní souhrnné reporty bez přímého identifikátoru mohou být dostupné déle. Před produkčním zapnutím analytiky musí správce ověřit, že skutečné nastavení služby těmto údajům odpovídá; jinak analytické měření nesmí aktivovat.

5. Dobrovolnost, věk a zdroj údajů

Údaje získáváme přímo od tebe a technické údaje také z tvého zařízení, síťového spojení a od zapojených bezpečnostních či analytických služeb. Poskytnutí údajů je dobrovolné a není zákonnou ani smluvní povinností. Bez e-mailu a souhlasu pro konkrétní účel ale nemůžeme poslat požadované oznámení nebo kontakt k testování; bez údajů označených ve formuláři nemůžeme odpovědět na zprávu. Souhlas s jedním účelem není podmínkou druhého účelu ani použití veřejné stránky.

Obě možnosti předstartovního přihlášení jsou určeny pouze osobám, kterým je alespoň 18 let. Formulář vyžaduje potvrzení této skutečnosti. Souhlas zákonného zástupce tuto věkovou podmínku nenahrazuje. Neprovádíme automatické ověření dokladu ani totožnosti. Zjistíme-li, že se přihlásila osoba mladší 18 let, její registrační záznam odstraníme.

6. Doba uchování

Automatický databázový úklid proběhne při startu aplikace a potom každých 6 hodin. Po uplynutí uvedené lhůty záznam už nepoužíváme a fyzicky jej odstraní nejbližší úklid; při běžícím provozu tedy nejpozději do dalších 6 hodin, po odstávce ihned při startu.

• Nepotvrzená registrace včetně e-mailu, HMAC otisků a hashe již neplatného potvrzovacího tokenu expiruje za 14 dní od odeslání. Potvrzovací odkaz platí 48 hodin.
• Potvrzený záznam pro oznámení o spuštění včetně e-mailu, účelu, časů, verzí, stavu potvrzení 18+ a HMAC otisku e-mailu uchováme do odeslání oznámení, nejdéle 730 dní od potvrzení. Po odeslání jej odstraníme bez zbytečného odkladu.
• Potvrzený záznam zájmu o testování včetně stejných kategorií a potvrzení 18+ uchováme do uzavření náboru, nejdéle 365 dní od potvrzení.
• HMAC otisk IP adresy u registrace expiruje 30 dní po odeslání a odstraní jej nejbližší pravidelný úklid; HMAC otisk e-mailu zůstává po dobu daného registračního záznamu.
• Po odvolání souhlasu e-mail ihned vyprázdníme a jeho normalizovanou podobu nahradíme technickým označením. Po dobu nejvýše 90 dní ponecháme omezený důkazní a bezpečnostní záznam: interní identifikátor, účel, stav, časy, verze, stav potvrzení 18+ a HMAC otisk e-mailu; HMAC otisk IP pouze do uplynutí uvedených 30 dní. Poté smažeme celý registrační záznam.
• Kontaktní zprávu a navazující komunikaci v pracovní e-mailové schránce uchováváme po dobu vyřízení a ochrany práv, běžně nejdéle 12 měsíců po vyřízení; déle jen kvůli právní povinnosti nebo konkrétnímu sporu.
• Administrátorský přihlašovací tok expiruje přibližně za 10 minut a relace standardně nejpozději za 8 hodin. Vazbu administrátorského e-mailu na Google identifikátor držíme po dobu přístupového oprávnění; po jeho odebrání ji smažeme. Bezpečnostní audit administrace uchováváme nejdéle 3 roky.
• Volba analytiky a analytické cookies mají maximální životnost 12 měsíců; podrobnosti o datech v Google Analytics jsou v části 4.

Bez časového omezení můžeme ponechat pouze anonymní denní součty dokončených potvrzení podle účelu. Neobsahují e-mail, HMAC otisk, IP adresu ani identifikátor registračního záznamu a neslouží k určení konkrétní osoby.

7. Příjemci a předání mimo EHP

V nezbytném rozsahu mohou být příjemci údajů naši pověření administrátoři a poskytovatelé hostingu aplikace a databáze, síťové infrastruktury, SMTP přenosu a pracovní e-mailové schránky. Konkrétní poskytovatelé závislí na produkční konfiguraci smějí být zapojeni až po ověření jejich skutečné identity, role, místa zpracování, doby uchování, zabezpečení a smlouvy podle čl. 28 GDPR. Aktuální identitu těchto poskytovatelů sdělíme na žádost na info@hotnot.cz.

Ochranu formulářů zajišťuje Cloudflare, Inc. a její zapojení dodavatelé. Turnstile může údaje zpracovat i mimo EHP; více uvádí informace Cloudflare pro Turnstile.

Google zpracuje údaje administrátora pouze při vstupu do chráněné části. Při povolené analytice je poskytovatelem služby Google Ireland Limited, která může zapojit další společnosti skupiny Google a své zpracovatele.

Pokud některý dodavatel předává osobní údaje do země bez rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, vyžadujeme platný mechanismus podle kapitoly V GDPR, zejména standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c), případně rozhodnutí o odpovídající ochraně včetně EU–US Data Privacy Framework jen u řádně certifikovaného příjemce, a podle rizika doplňková opatření. Informaci o použité záruce nebo její kopii poskytne správce na žádost.

8. Odvolání souhlasu a tvoje práva

Každý e-mailový účel můžeš odvolat samostatně. Samostatné odkazy najdeš už v potvrzovacím e-mailu a také v každé pozdější zprávě pro daný účel. Odkaz ruší pouze příslušný účel: odhlášení oznámení o spuštění tedy automaticky neruší samostatně potvrzený zájem o testování a naopak. Pokud chceš zrušit oba účely najednou, napiš to přes kontaktní formulář nebo na info@hotnot.cz.

Souhlas s analytikou můžeš stejně snadno změnit tlačítkem Nastavení cookies. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost dřívějšího zpracování.

Můžeš požadovat přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování a přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžeš vznést námitku. Proti zpracování pro přímý marketing můžeš kdykoli a bezplatně vznést námitku; potom už údaje pro tento účel nesmíme zpracovávat. U jednorázového oznámení vede ke stejnému výsledku odvolání souhlasu. Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce; před vyřízením můžeme přiměřeně ověřit tvoji totožnost.

Stížnost můžeš podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Budeme rádi, když nám nejdřív dáš možnost problém napravit, není to však podmínkou podání stížnosti.

9. Cookies a místní úložiště

Volbu světlého nebo tmavého vzhledu ukládá tvůj prohlížeč do místního úložiště pod technickým klíčem; zůstane tam, dokud ji nepřepíšeš nebo úložiště nevymažeš, a neposílá se správci. Rozhodnutí o analytice se ukládá do místního úložiště nejdéle 12 měsíců, abychom tvoji volbu respektovali. Turnstile může použít technické prostředky nezbytné pro bezpečnostní ověření.

Administrace používá nezbytnou zabezpečenou relační cookie a při přihlášení krátkodobou cookie pro ochranu toku OpenID Connect. Jsou nastaveny jako HttpOnly, Secure a nejsou dostupné JavaScriptu.

Po povolení analytiky může Google Analytics nastavit cookies _ga a _ga_<ID> s maximální životností 12 měsíců. Při odmítnutí se analytika nenačte. Při odvolání ji vypneme, její cookies se pokusíme odstranit a po obnovení stránky už se značka Google nenačte.

10. Změny těchto informací

Aktuální verzi vždy zveřejníme na této adrese. Změnou textu nerozšíříme již udělený souhlas na nový účel; pokud by změna vyžadovala nový souhlas nebo měla podstatně ovlivnit existující registraci, vyžádáme si jej nebo tě vhodným způsobem informujeme. Podmínky používání současného předstartovního webu najdeš na stránce Podmínky používání.